Giám sát dự án đầu tư là một hoạt động quan trọng trong quản lý dự án, nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, chất lượng, chi phí và mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình giám sát dự án đầu tư, có một số vấn đề cơ bản mà các nhà quản lý cần phải lưu ý và giải quyết kịp thời. Bài viết này sẽ trình bày ba vấn đề cơ bản trong hoạt động giám sát dự án đầu tư, gồm: thiếu minh bạch trong thông tin dự án, xung đột lợi ích giữa các bên liên quan và thiếu chuyên môn của nhân viên giám sát.
Thiếu minh bạch trong thông tin dự án
Thông tin dự án là một yếu tố then chốt để giám sát dự án hiệu quả. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, thông tin dự án không được cập nhật kịp thời, chính xác và đầy đủ cho các bên liên quan, gây ra những khó khăn và rủi ro trong việc theo dõi và kiểm soát dự án. Một số nguyên nhân gây ra thiếu minh bạch trong thông tin dự án có thể kể đến như: hệ thống quản lý thông tin dự án chưa hiện đại và tiện lợi, thiếu sự phối hợp và trao đổi giữa các bộ phận trong dự án, thiếu sự cam kết và trách nhiệm của các bên tham gia cung cấp thông tin, hoặc có ý định che giấu hoặc làm méo mó thông tin để hưởng lợi cá nhân hoặc tập thể.
Để khắc phục vấn đề này, các nhà quản lý cần phải xây dựng một hệ thống quản lý thông tin dự án hiệu quả và minh bạch, với các tiêu chí như: cập nhật liên tục, chính xác, đầy đủ, dễ truy cập và sử dụng. Ngoài ra, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong dự án để trao đổi thông tin kịp thời và chính xác. Cần có những biện pháp kỷ luật và khuyến khích để tăng cường sự cam kết và trách nhiệm của các bên tham gia cung cấp thông tin. Cần có những cơ chế kiểm tra và giám sát để ngăn chặn và xử lý kịp thời những hành vi vi phạm về thông tin dự án.
Xung đột lợi ích giữa các bên liên quan
Dự án đầu tư là một hoạt động phức tạp và liên quan đến nhiều bên khác nhau, như chủ đầu tư, nhà thầu, nhà cung cấp, người dùng, cơ quan quản lý nhà nước, cộng đồng xã hội… Mỗi bên có những mục tiêu, lợi ích và mong muốn riêng biệt, có thể gây ra những mâu thuẫn và xung đột trong quá trình thực hiện dự án. Ví dụ, chủ đầu tư muốn giảm chi phí và tăng lợi nhuận, nhà thầu muốn tăng giá trị hợp đồng và giảm rủi ro, người dùng muốn có sản phẩm chất lượng cao và giá cả hợp lý, cơ quan quản lý nhà nước muốn có sự tuân thủ pháp luật và bảo vệ môi trường, cộng đồng xã hội muốn có sự phát triển kinh tế và xã hội bền vững…
Để giải quyết vấn đề này, các nhà quản lý cần phải xác định rõ các bên liên quan trong dự án, hiểu được những mục tiêu, lợi ích và mong muốn của họ, và tìm cách cân bằng và hài hòa các lợi ích đó. Cần có sự giao tiếp và đàm phán thường xuyên và công khai giữa các bên liên quan để thống nhất về các vấn đề liên quan đến dự án, như phạm vi, tiến độ, chất lượng, chi phí, rủi ro… Cần có những thỏa thuận rõ ràng và hợp lý giữa các bên liên quan, được ghi nhận trong các hợp đồng và văn bản pháp lý. Cần có những cơ chế giải quyết tranh chấp và xung đột một cách kịp thời, công bằng và hiệu quả.
Thiếu chuyên môn của nhân viên giám sát
Nhân viên giám sát là những người trực tiếp tham gia vào hoạt động giám sát dự án, có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và đánh giá tiến độ, chất lượng, chi phí và rủi ro của dự án. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, nhân viên giám sát không có đủ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. Một số nguyên nhân gây ra thiếu chuyên môn của nhân viên giám sát có thể kể đến như: thiếu sự đào tạo và huấn luyện chuyên sâu về dự án, thiếu sự hỗ trợ và chỉ đạo của cấp trên, thiếu sự gắn kết và làm việc nhóm giữa các nhân viên giám sát, hoặc thiếu sự cam kết và nhiệt huyết với công việc.
Để khắc phục vấn đề này, các nhà quản lý cần phải nâng cao năng lực chuyên môn của nhân viên giám sát bằng cách: tổ chức các khóa đào tạo và huấn luyện về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến dự án; cung cấp các tài liệu, công cụ và thiết bị hỗ trợ cho công việc giám sát; tạo điều kiện cho các nhân viên giám sát giao lưu và học hỏi từ các chuyên gia hoặc các dự án khác; tăng cường sự hỗ trợ và chỉ đạo của cấp trên cho các nhân viên giám sát; tạo ra một môi trường làm việc tích cực, gắn k